Memang tidak ada satu cara yang ampuh yang berlaku
bagi semua orang dalam manajemen waktu, tetapi dengan mengenali diri sendiri
dengan lebih baik anda dapat menentukan bagaimana anda akan mempergunakan waktu
anda dengan lebih efektif. Patut pula diingat bahwa inti dari manajemen waktu
adalah konsentrasi pada hasil dan bukan
sekedar menyibukkan diri. Banyak orang menghabiskan hari-harinya dengan
berbagai kegiatan yang seakan tiada habisnya tetapi tidak mendapat capaian
apapun karena kurang konsentrasi pada hal yang benar.
Siklus Manajemen Waktu
Salah satu sistem manajemen waktu yang
bisa dipilih oleh mahasiswa adalah menggunakan sistem siklus pada setiap tahun
ajaran atau setiap semester. Itulah sebabnya saya mengatakan bahwa sekarang
adalah waktu yang tepat untuk memulai manajeman waktu. Umumnya sistem ini
dimulai dengan menetapkan tujuan (goal
setting) untuk mengukuhkan konteks bagi manajemen waktu. Berikutnya adalah
menelusuri penggunaan waktu dan membangun kesadaran tentang bagaimana anda akan
menghabiskan waktu. Tahap ketiga adalah membuat rencana, dan ini termasuk
membuat to do list, rencana mingguan,
rencana bulanan, dan rencana semesteran. Tahap keempat adalah memantau (self monitoring) apa yang telah
dikerjakan. Pada tahap ini anda menilai seberapa baik anda menjalankan rencana,
seberapa akurat anda membuat rencana, seberapa tepat anda menduga
kegiatan-kegiatan yang dilakukan, dan sebagainya. Tahap akhir dari siklus
manajemen waktu ini adalah pergeseran dan penyesuaian waktu dimana anda
melakukan koreksi terhadap sistem yang berjalan sebelum memulai siklus yang
baru.
Kuis
Manajemen Waktu
Sebelum memulai
melakukan manajemen waktu, ada baiknya anda evaluasi terlebih dahulu apa yang
telah anda lakukan selama ini dengan menjawab pertanyaan berikut: Pertama, lima
kegiatan/aktivitas apa yang paling banyak menyita waktu anda (menonton tv, main
PS, jalan-jalan ke mall, belajar, tidur, ngobrol, atau apa?). Kedua, jawab
pertanyaan-pertanyaan berikut ini:
·
Apakah anda mengestimasi berapa jam anda membutuhkan
waktu untuk belajar setiap minggu?
·
Apakah anda selalu tepat waktu dalam mengerjakan
tugas?
·
Apakah anda mulai mengerjakan tugas akhir/penulisan
ilmiah pada awal semester?
·
Apakah anda membuat daftar apa yang harus dikerjakan
(to do list)?
·
Apakah anda menentukan target tertentu untuk setiap
periode studi?
·
Apakah anda memulai belajar dengan mengerjakan
tugas/pr yang paling sulit?
·
Apakah anda menyelesaikan belajar anda selama jam
produktif setiap harinya?
Kalau jawaban
anda pada kuis di atas lebih banyak “Tidak” dari pada “Ya”, maka sudah saatnya anda
melakukan manajemen waktu yang baru.
Langkah untuk Meningkatkan Manajemen Waktu
Di awal tulisan telah disebutkan bahwa,
mula-mula anda harus menetapkan tujuan. Apakah anda punya target yang ingin
anda capai pada semester sekarang? Jika anda sudah yakin dengan tujuan dan
target yang ingin anda raih pada semester ini, maka anda sudah bisa memulai
membuat jadwal semester.
1.
Membuat Jadwal Semester
a. Catat tugas mata kuliah yang telah
diketahui: paper, proyek penelitian, kuis, dan sejenisnya. Mencatat tugas pada
setiap awal semester membuat anda mengetahui kapan anda membutuhkan waktu lebih
banyak untuk kegiatan akademik dan kapan anda punya waktu lebih longgar untuk
aktivitas lainnya
b. Catat aktivitas ko-kurikuler termasuk hari
kerja (jika bekerja), pertemuan atau rapat organisasi, aktivitas sosial, jadwal
keluar kota (pulang kampung di akhir pekan atau liburan), dan sejenisnya. Mencatat
aktivitas ko-kurikuler memungkinkan anda mendapat gambaran yang lebih akurat
tentang seberapa penuh atau seberapa luang jadwal anda selama satu semester.
Aktivitas non akademik ini penting untuk menciptakan keseimbangan pada jadwal anda
Penting untuk diingat bahwa setelah anda
mempunyai jadwal kegiatan semesteran ini, anda perlu memperbaharui jadwal
semester ini secara berkala. Perubahan tenggat waktu pengumpulan tugas,
misalnya, atau tugas matakuliah yang baru dan aktivitas lain yang perlu
direncanakan, menyebabkan jadwal harus dikoreksi dan diperbaharui. Mempunyai jadwal semester yang akurat penting untuk
tahap berikutnya dari proses ini, yaitu merencanakan beban kerja mingguan.
2.
Menilai dan Merencanakan Jadwal Mingguan
a. Buat daftar apa yang harus dikerjakan
dalam minggu depan, termasuk tugas kuliah, praktikum, kuis. Buatlah daftar ini
inklusif, karena segala sesuatu membutuhkan waktu, apakah itu membaca satu bab,
mengerjakan soal latihan, atau menulis outline untuk makalah penelitian
b. Masukkan dalam daftar apa yang harus
dikerjakan minggu itu: aktivitas ko-kurikuler, jam kerja, olah raga, makan, dan
kumpul dengan teman. Aktivitas sehari-hari dan aktivitas ko-kurikuler penting
dan menciptakan keseimbangan hidup, walaupun itu berarti mengambil waktu
belajar. Mempersiapkan makan dan mandi, misalnya, atau menghadiri rapat
organisasi bisa menghabiskan waktu sebanyak waktu untuk membaca satu bab buku
ajar
c. Estimasikan berapa lama setiap tugas dapat
diselesaikan. Setiap aktivitas membutuhkan waktu yang berbeda, sehingga penting
sekali untuk mengestimasikan berapa lama setiap tugas dapat diselesaikan dan menyediakan
waktu untuk tugas tersebut. Bila anda tidak tahu berapa lama waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, lebih baik mengestimasikan waktu secara
konservatif. Jika anda dapat menyelesaikan waktu 30 menit lebih cepat dari yang
anda perhitungkan, anda dapat menggunakan waktu sisanya untuk mengerjakan
apapun yang anda suka, tetapi jika anda tidak dapat menyelesaikan dalam waktu
yang telah direncanakan maka anda harus mengambil waktu dari kegiatan lain
untuk menyelesaikan tugas yang membutuhkan waktu lebih lama dari yang
direncanakan.
d. Identifikasi pada hari apa setiap tugas
akan diselesaikan, selalu ingat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
setiap tugas itu dan hal-hal lain yang juga harus dikerjakan pada hari itu.
Dengan melihat jadwal minggu itu dan menyadari apa saja yang harus dikerjakan
setiap harinya, tenggat tidak akan terlewati. Anda dapat membuat penyesuaian
pada minggu tersebut, misalnya, jika anda melihat ada tugas yang membutuhkan
waktu 6 jam untuk menyelesaikannya padahal hanya ada waktu tiga jam sebelum
tenggat.
Membuat jadwal minggu berikutnya setiap jumat
petang atau jumat malam adalah suatu kebiasaan yang baik. Karena jika minggu
berikutnya jadwal sangat padat, maka akan sangat membantu jika menyelesaikan
sebagian tugas pada akhir pekan itu agar tekanan pada minggu yang akan datang
berkurang.
3. Jadwal Setiap Hari
a. Tulis jadwal harian pada setiap pagi.
Termasuk tugas-tugas yang belum selesai dari hari sebelumnya. Pembuatan jadwal
harian ini hanya membutuhkan beberapa menit saja karena anda sudah mempunyai
jadwal mingguan sebagai pedoman. Gunakan kartu indeks atau buku kecil atau
notes untuk mencatat jadwal harian ini agar anda dapat membawanya kemana-mana
dan memeriksanya setiap saat untuk menandai
tugas mana saja yang sudah diselesaikan.
b.
Berikan
skala prioritas untuk setiap tugas harian yang telah ditulis. Beberapa
aktivitas harus dikerjakan hari itu dan sebagian lagi mungkin merupakan
opsional untuk diselesaikan hari itu. Anda dapat menggunakan sistem A,B, C untuk memberi prioritas pada setiap
tugas. A diberikan pada tugas yang harus diselesaikan pada hari itu dan C
adalah opsional, sedangkan B penting tetapi tidak sepenting A. Cobalah untuk
menyelesaikan semua tugas A sebelum mulai mengerjakan tugas B, dan akhirnya
yang C. Cara ini dapat mengurangi tingkat stress karena beban tugas yang cukup
banyak.
4. Evaluasi Setiap Jadwal
a.
Evaluasi jadwal setiap pagi. Tanyakan pada diri sendiri
apakah jadwal hari itu cukup realistis. Tuliskan berapa jam setiap tugas akan
diselesaikan. Jika dirasa tidak mungkin diselesaikan, buang beberapa tugas
dengan prioritas B dan C dari jadwal
b.
Evaluasi jadwal setiap malam. Apakah semua tugas
dalam daftar telah diselesaikan? Jika tidak, mengapa? Apakah karena jadwalnya
tidak realistis atau manajemen waktunya yang tidak efektif? Apa penyesuaian
yang bisa dilakukan agar di lain waktu anda dapat membuat jadwal yang lebih
baik?
Mengupayakan agar Manajemen Waktu Berjalan
dengan Baik
Menurut sistem kredit semester (SKS)
mahasiswa belajar setidaknya dua jam di luar kelas untuk setiap jam belajar di
kelas (ada universitas yang merekomendasikan lebih dari dua jam!). Jika seorang
mahasiswa mengambil 18 SKS, yang berarti kuliah di kelas 18 jam per minggu,
maka mahasiswa tersebut harus belajar sedikitnya 36 jam per minggu di luar
kelas secara mandiri. Jadi mahasiswa tersebut harus merencanakan total jam
belajar di kelas dan di luar kelas sebanyak 54 jam per minggu.
Pada awal tulisan, anda sudah
mengidentifikasi lima kegiatan yang paling banyak menyita waktu anda. Nah, apakah
anda siap untuk mengurangi atau mengganti aktivitas yang anda rasa dapat
menggagalkan target belajar anda?
Berikut adalah beberapa strategi yang
mungkin membantu membuat jadwal Anda menjadi efektif dan efesien.
- Identifikasi waktu terbaik pada setiap
harinya.
Apakah Anda termasuk seorang “night person” atau “morning person”? Gunakan kekuatan waktu tersebut untuk belajar. Belajar
pada waktu terbaik setiap harinya - apakah itu pagi (jika anda seorang “morning person”) atau malam hari (jika
anda seorang “night person”) -
memungkinkan anda menyelesaikan tugas dalam waktu yang lebih singkat.
- Belajar subyek yang sulit atau membosankan
lebih dulu.
Dalam keadaan segar, informasi dapat
diproses lebih cepat dan anda jadi lebih menghemat waktu. Alasan lainnya adalah
lebih mudah mendapatkan motivasi untuk mempelajari sesuatu yang menyenangkan
pada saat lelah daripada mempelajari subyek yang membosankan.
- Pastikan bahwa lingkungan sekitar kondusif
untuk belajar.
Perpustakaan adalah tempat yang baik untuk
belajar karena satu-satunya yang bisa dilakukan di perpustakaan adalah belajar.
Tetapi jika perpustakaan tidak memungkinkan untuk belajar (karena jam operasi
yang terbatas, misalnya), carilah tempat (dan waktu) yang memang benar-benar
jauh dari gangguan.
- Jangan tinggalkan rekreasi dan hiburan.
Kuliah di perguruan tinggi tidak berarti
anda harus belajar sepanjang waktu. Anda harus tetap mempunyai kehidupan sosial
demi keseimbangan hidup anda. Jadi, tidak ada salahnya anda menjadwalkan
berkunjung dan mengobrol dengan teman atau mengerjakan hobi anda yang lain.
- Usahakan anda punya waktu tidur dan makan
yang cukup dan berkualitas.
Tidur seringkali dianggap sebagai “bank”
dalam manajemen waktu. Maksudnya, setiap kali anda mendapat tugas yang
membutuhkan waktu cukup banyak, anda akan “mengambil” waktu tidur anda untuk
mengerjakan tugas. Hal ini jelas tidak efektif karena anda pasti akan
memerlukan waktu yang lebih banyak lagi untuk mengerjakan tugas karena tubuh
anda kelelahan sehingga kurang konsentrasi. Jadi kebutuhan tidur anda haruslah
tetap diperhatikan.
- Manfaatkan waktu menunggu atau kombinasikan
dua kegiatan.
Jika anda menggunakan transpotasi umum
untuk pergi dan pulang dari kampus anda seringkali harus menunggu beberapa
menit bahkan beberapa jam di halte atau peron. Mengapa tidak manfaatkan waktu
menunggu tersebut untuk membaca? Bawalah catatan atau ringkasan kuliah kemana
pun anda pergi dan baca setiap ada kesempatan meskipun hanya satu paragraf.
Jika anda menggunakan kendaraan pribadi,
mobil misalnya, jangan membaca sambil mengemudi karena sangat berbahaya. Tapi
tidak berarti tidak bisa belajar selama perjalanan. Dengarkan saja rekaman
belajar anda sendiri dari kaset.
Manajemen waktu merupakan
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu.
Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti
dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya
tujuan menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya. Dan efisien tidak
lain mengandung dua makna,yaitu: makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan
makna investasi waktu menggunakan waktu yang ada.
Manajemen waktu bertujuan
kepada produktifitas yang berarti rasio output dengan input. Tampak dan
dirasakan seperti membuang-buang waktu dengan mengikuti fungsi manajemen dalam
mengelola waktu. Merencanakan terlebih dahulu penggunaan waktu bukanlah suatu
pemborosan melainkan memberikan pedoman dan arah bahkan pengawasan terhadap
waktu. Dari tinjauan secara komprehensif pekerjaan yang hendak dikerjakan dan
rumusan tertulis sebuah rencana dapat diketahui prioritas hubungan antar
aktifitas yang akan dikerjakan sendiri serta didelegasikan. Jebakan yang sering
muncul disini adalah rasa percaya diri dapat cepat bila dikerjakan sendiri
dimana itu perasaan yang kurang tepat.
Setelah pengorganisasian
terjadi maka penggerakan pun dilakukan yang mencakup pelaksanaan sendiri dan
pemberian motivasi kepada pemegang delegasi. Satu hal yang penting ialah
komitmen kuat untuk konsisten pada rencana dan mengeliminasi gangguan-gangguan
termasuk permintaan bantuian dari atasan maupun bawahan dengan cara berani
mengatakan “TIDAK”. Akhirnya setelah selesai tuntas pekerjaan
dilakukan pengawasan berdasarkan rencana, yang tidak lupa memberikan reward
terhadap keberhasilan. Dalam situasi waktu sesuai rencana belum habis sedangkan
pekerjaan telah tuntas seyogyanya dipergunakan untuk menambah kuantitas,
merencanakan pekerjaan selanjutnya dan atau investasi waktu.
Pendek kata, kualitas manajamen waktu berpedoman
kepada empat indikator,yaitu: tetap merencanakan, tetap mengorganisasikan,
tetap menggerakkan, dan tetap melakukan pengawasan. Empat prinsip tersebut,
applikabel dalam semua pekerjaan. Variasi terjadi dalam kerumitan dan kecepatan
setiap tahap dilakukan. Perencaaan jangka panjang jelas lebih rumit dan relatif
lama dari perencanaan jangka pendek, bahkan karena begitu pendeknya
dimungkinkan perencanaan begitu singkat yang berlangsung dalam hitungan detik.
Nah, anda sekarang sudah
mempunyai manajemen waktu anda sendiri. Selamat belajar dan semoga sukses !
Tidak ada komentar:
Posting Komentar